Worum es in diesem Playbook geht
Öffentliche Ausschreibungen wirken oft kompliziert, bürokratisch und wenig zugänglich. Viele Unternehmen lassen Chancen liegen. Weil ihnen Erfahrung, Struktur oder einfach der Einstieg fehlen.
Dieses Playbook hilft Ihnen dabei, diese Hürde zu überwinden.
Es führt Sie verständlich durch alle wichtigen Themen. Von der Frage, ob sich eine Teilnahme für Sie lohnt. Hin zu der Frage, wie Sie Ihr Angebot so aufbauen, dass die Vergabestelle Sie ernsthaft in die engere Auswahl nimmt.
Der Inhalt ist bewusst praxisnah gehalten. Sie bekommen keine akademische Abhandlung, sondern einen Leitfaden, den Sie im Arbeitsalltag nutzen können.
Für wen dieses Playbook gemacht ist
Dieses Playbook richtet sich an Unternehmen, die im B2B Umfeld arbeiten. Zum Beispiel:
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kleine und mittlere Unternehmen
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Start ups
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Dual Use Anbieter. Also Unternehmen mit Produkten und Leistungen, die sowohl zivil als auch im Verteidigungsbereich eingesetzt werden können
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Dienstleister und Hersteller, die mit der öffentlichen Hand arbeiten möchten
Was Sie mit dem Playbook erreichen können
Mit diesem Playbook können Sie
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besser einschätzen, welche Ausschreibungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind
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typische Formfehler und unnötige Risiken vermeiden
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Ihre internen Abläufe für Ausschreibungen klarer strukturieren
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Angebote so aufbauen, dass sie zu den Wertungskriterien der Vergabestelle passen
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sich gezielt auf Ausschreibungen im Verteidigungsumfeld vorbereiten
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Besonderheiten in Deutschland und Luxemburg besser berücksichtigen
Ziel ist nicht ein „Zaubertrick“, der jede Ausschreibung automatisch gewinnt. Ziel ist ein realistischer, professioneller Rahmen. Damit Ihre Zeit und Ihre Ressourcen in Ausschreibungen fließen, bei denen Sie tatsächlich eine Chance haben. Mit einer deutlich höheren Qualität und Wiederholbarkeit.
Was im Playbook enthalten ist
Sie erhalten ein digitales Dokument im PDF Format. Die Inhalte sind in klar strukturierte Kapitel gegliedert. Zum Beispiel
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Warum sich die Teilnahme lohnt
Wie groß der Markt der öffentlichen Beschaffung ist. Welche Chancen sich für Unternehmen ergeben. Und welche typischen Vorurteile viele Firmen davon abhalten, überhaupt anzufangen.
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Überblick. Öffentliche Beschaffung in Europa und bei der NATO
Ein einfacher Überblick, wie Beschaffung innerhalb der Europäischen Union funktioniert. Und wie sich dies von Ausschreibungen im NATO Umfeld unterscheidet.
Begriffe wie öffentliche Auftraggeber, Schwellenwerte oder verschiedene Vergabearten werden verständlich erklärt.
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Typischer Ablauf eines Ausschreibungsverfahrens
Hier sehen Sie Schritt für Schritt, wie ein Verfahren normalerweise abläuft. Von der Bekanntmachung über Bieterfragen und Angebotsabgabe bis zur Wertung, zum Zuschlag und zur Umsetzung.
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Ausschreibungsfähigkeit. Was Ihr Unternehmen mitbringen sollte
Welche rechtlichen und fachlichen Voraussetzungen Sie erfüllen müssen. Zum Beispiel.
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Zuverlässigkeit und Integrität
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wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
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technische und fachliche Eignung
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geeignete Referenzen
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Compliance und Integrität
Wie Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen transparent und gesetzestreu handelt. Zum Beispiel im Umgang mit Interessenkonflikten, Geschenken oder sensiblen Informationen.
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Interne Governance und Organisation
Wie Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Freigaben so aufsetzen, dass Ausschreibungen nicht im Chaos enden.
Sie bekommen konkrete Hinweise dazu,
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wer wofür verantwortlich ist
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wie ein Entscheidungsprozess für „Teilnahme ja oder nein“ aussehen kann
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wie Sie Dokumente und Versionen sinnvoll verwalten
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Zertifizierungen und Nachweise
Warum Zertifizierungen wie ISO 9001 für Qualitätsmanagement, ISO 27001 für Informationssicherheit oder ISO 14001 für Umweltmanagement in Ausschreibungen eine Rolle spielen können.
Und wie Sie eine realistische Roadmap zur Zertifizierung planen.
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Preismodell und Kalkulation
Wie Sie Preise so kalkulieren, dass sie wettbewerbsfähig und trotzdem wirtschaftlich sind.
Es wird erklärt, wie Vergabestellen häufig bewerten. Nicht nur reiner Preis, sondern auch Qualität und Lebenszyklus Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung.
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Angebotsaufbau und Gestaltung
Wie Sie ein Angebot logisch und übersichtlich aufbauen. So, dass die Vergabestelle Ihre Stärken schnell erkennt.
Zum Beispiel.
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klare Struktur entlang der Ausschreibungsunterlagen
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nachvollziehbare Beschreibung der Leistungen
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sinnvolle Anhänge und Nachweise
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Ausschreibungsplattformen effizient nutzen
Ein Überblick über zentrale Plattformen.
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TED. Also das europäische Ausschreibungsportal
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nationale Plattformen wie die deutschen eVergabe Portale
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das luxemburgische Portal
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Portale der NATO, etwa die NSPA (NATO Support and Procurement Agency)
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Besonderheiten bei Rüstungs und Verteidigungsausschreibungen
Welche zusätzlichen Anforderungen hier gelten. Zum Beispiel.
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Länderspezifische Besonderheiten. Deutschland und Luxemburg
Wo es in diesen beiden Ländern Unterschiede gibt. Zum Beispiel bei:
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Portalen
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formalen Vorgaben
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Sprachen
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Nachweisdokumenten
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Fallbeispiel
Ein konkretes Beispiel, wie ein kleines oder mittleres Unternehmen durch eine Bietergemeinschaft beziehungsweise ein Konsortium erfolgreich sein kann.
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Abschluss, Tipps und nächste Schritte
Konkrete Ideen, was Sie in den nächsten 90 Tagen und in Zukunft machen können. Um Ihre Chancen auf erfolgreiche Teilnahme an Ausschreibungen Schritt für Schritt zu erhöhen.
Dazu kommen im Anhang zahlreiche Checklisten und Vorlagen, die Sie direkt als Arbeitsgrundlage verwenden können.
Was dieses Playbook nicht ist
Damit es keine falschen Erwartungen gibt:
- Dieses Playbook ist keine Rechtsberatung.
Es ersetzt nicht die Prüfung Ihrer Verträge und Unterlagen durch Rechtsanwälte oder Steuerberater.
- Es ist auch keine Garantie auf einen Zuschlag.
Es hilft Ihnen aber, Fehler zu vermeiden, strukturierter zu arbeiten und Ihre Angebote deutlich zu verbessern.
- Es ist kein Software Tool.
Sie erhalten ein durchdachtes PDF Dokument, das Sie mit Ihren bestehenden Prozessen und Systemen kombinieren können.